E-Rechnung: elektronische Rechnungen für Kleinunternehmen

E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD), die ein Computer automatisch verarbeitet. Eine gewöhnliche PDF-Datei oder ein Scan gilt in diesem Sinne nicht als Rechnung. Die Regeln betreffen Rechnungen zwischen Unternehmern in Deutschland (B2B).
Was wichtig zu wissen ist:

• seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer — auch ein Kleinunternehmer — technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung zu EMPFANGEN; eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht erforderlich;
• eine E-Rechnung auszustellen ist für Kleinunternehmen vorerst NICHT verpflichtend: Kleinunternehmer sind davon befreit und können weiterhin Papierrechnungen oder PDF versenden;
• bis Ende 2026 ist eine Papierrechnung erlaubt, ein PDF mit Zustimmung des Empfängers.

Wann das Ausstellen verpflichtend wird:

• ab 2027 — für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800 000 € im Vorjahr;
• ab 2028 — für alle Unternehmer bei inländischen B2B-Rechnungen.

Was Sie schon jetzt tun sollten:

• stellen Sie sicher, dass Sie einen Ort zum Empfang von Rechnungen haben (eine funktionierende E-Mail-Adresse) und ein Programm, mit dem Sie die XML-Datei der E-Rechnung öffnen können;
• nutzen Sie bei Bedarf einen kostenlosen Viewer oder ein Buchhaltungsprogramm.

Formate und Fristen werden gesetzlich festgelegt und können noch präzisiert werden; prüfen Sie Ihre Situation anhand einer offiziellen Quelle oder lassen Sie sich von einem Steuerberater beraten.